Article 1 : Objet

Les conditions générales de ventes décrites ci-après détaillent les droits et obligations entre d’une part l’agence via Essorr, (« L’Organisateur»), vendant les services définis ci-après, et d’autre part la personne physique  ou morale, dénommée « le Client », achetant un ou plusieurs de ces services par l’intermédiaire d’un contrat tel que défini à l’article 2 des présentes. Ces services sont soumis aux présentes conditions générales.

Les services proposés par l’Organisateur sont les suivants : L’organisation et/ou la gestion totale ou partielle de prestations à caractère événementiel, tels que séminaire, team building, inauguration, anniversaire d’entreprise, incentive, workshop, soirée d’entreprise, conférences, meeting, road-show, voyage, en France ou à l’étranger, pouvant inclure des services ou produits de type hébergement, restauration, technique, signalétique, personnel, transport, animation, décor, …

Article 2 : Contrat

La proposition commerciale dite « devis » incluant les pages cotation, complétée des présentes conditions générales de vente, constitue une proposition de contrat pour lequel le Client déclare expressément disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaires à sa conclusion et à l’exécution des obligations lui incombant. De convention expresse entre le Client et l’Organisateur, l’acte d’envoi des seules pages de cotation signées vaut de sa part acceptation des termes du contrat et notamment des présentes conditions générales de vente. Pour certains événements,  l’Organisateur pourra également imposer  les conditions générales de ses partenaires  qui devront également être appliquées.  L’Organisateur enverra dans ce cas au client le détail de ces conditions en complément du devis.

Article 3 : Obligations de l’Organisateur

L’Organisateur a obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire  ses clients, dans la limite des services contractualisés avec obligation de moyens définis à l’article 1 des présentes. De convention expresse entre le Client et l’Organisateur, dans le cadre de l’organisation d’un événement, il est convenu que la Société effectue les réservations fermes avec son ou ses prestataires qu’après réception et  encaissement effectif du premier acompte tel que défini à l’article 5 des présentes. En cas d’indisponibilité, pour la date souhaitée, du ou des prestataires prévus consécutivement au délai séparant  la réalisation du devis de l’encaissement de l’acompte, l’Organisateur fera son possible pour proposer au Client un ou plusieurs prestataires équivalents ou similaires pour les services contractualisés.

Article 4 : Obligations du Client

Le Client s’engage à ne pas dissimuler d’éléments liés à l’évènement, à l’Organisateur ou à ses partenaires, dissimulation qui serait de nature à retarder, entraver, contrarier, désorganiser le projet ou sa réalisation. Le Client  fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont l’Organisateur aurait besoin. Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler toute caution ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le règlement de l’intégralité des sommes dues. Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, personnels et collaborateurs de l’Organisateur. Si après une éventuelle dénonciation du contrat le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini initialement par l’Organisateur, une somme égale à 30% de tous les projets devisés et plagiés serait due à l’Organisateur.

Article 5 : Paiement

Les tarifs des services vendus sont ceux en vigueur au jour de l’envoi du devis au Client. Ils sont libellés en euros et calculés hors taxes pour toute prestation en Europe. Ils seront majorés du taux de TVA. Ils seront libellés en TTC pour toute prestation en dehors de l’Europe. En cas de réponse supérieure à 15 jours après l’envoi du devis, l’agence s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment si cela est justifié. Ils seront applicables à toute nouvelle proposition ou à tout avenant de contrat émis postérieurement à ce délai.

La réservation sera confirmée à réception du 1er acompte de 50% du montant total de la manifestation pour la France et 40% pour l’étranger. Un complément de 30% sera exigé 2 mois avant la date de manifestation. Le solde sera versé au plus tard 1 mois avant la date de l’événement.

Lorsque la signature du contrat intervient à 60 jours ou moins du début de l’événement, les deux acomptes  sont remplacés par un acompte unique de 80% du montant total. Lors d’une signature à moins de 30 jours de l’événement, 100% du montant sera facturé à la signature.

Exception : selon le prestataire hébergement et/ou restauration et/ou transport, il est possible que ses conditions générales de vente imposent une facturation différente de celle de l’agence. Dans ce cas le client sera informé au préalable de ces conditions spécifiques pour être acceptées et procéder aux règlements nécessaires de la facture. A la fin de la prestation, en cas de surcoût, l’Organisateur calculera le prix effectivement dû et enverra une facture de supplément au Client mentionnant ce surcoût en plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues (après avoir pris en compte les paiements anticipés et les acomptes versés) à réception de la facture. Le Client sera responsable du paiement de toutes dépenses non liées au contrat (frais liés au vol, remplacement ou détérioration du matériel…) encourues par lui ou par ses participants.

Pénalités de retard : En cas de défaut de paiement total ou partiel des services facturés, le Client devra verser à l’Organisateur une pénalité de retard égale à une fois et demie le taux d’intérêt légal en vigueur au jour de la facturation des services. Tous les frais que l’Organisateur sera amenée à supporter au titre de recouvrement de créances restant dues sont à la charge du Client.

Article 6 : Annulation, report et modifications des prestations

6.1 : Conditions d’annulation

Toute demande d’annulation souhaitée par le Client devra être communiquée par écrit (courrier ou email) à l’Organisateur. Sauf accord spécial, si le Client annule la réservation ou résilie le présent contrat avant l’opération, l’Organisateur pourra conserver les acomptes versés quel que soit le motif de cette annulation, à titre d’indemnité contractuelle irréductible de résiliation du contrat.

Par ailleurs en cas d’annulation de la part du Client, ce dernier devra payer à l’Organisateur, les frais d’annulation suivants :

  • entre la date de signature du contrat et 30 jours ouvrés avant la date de début de l’évènement, 40 % du montant total de la prestation;
  • entre 29 jours et 16 jours ouvrés avant la date de début de prestation, 80 % du montant total de la prestation;
  • moins de 15 jours ouvrés avant l’évènement, la totalité du montant de la prestation sera due à via Essorr.

Ces frais d’annulation pourront être modifiés selon conditions spécifiques des établissements ou prestations réservés dans le cas où ils sont spécifiés dans la proposition commerciale.

Dans le cadre d’un événement nécessitant  du transport, en cas d’annulation quelle que soit sa date, si un billet est émis il est non remboursable.

Annulation par l’Organisateur : Dans le cas où, pour une raison justifiée et indépendante de sa volonté, autre qu’un cas de force majeure, l’Organisateur se trouverait dans l’impossibilité d’effectuer une partie ou la totalité d’une prestation prévue, sa responsabilité serait strictement limitée au remboursement des sommes (correspondant à la prestation non réalisée) versées par le Client.

6.2 : Report par le client

Toute demande de report pour toute ou partie de la prestation, demandée par le client sur une année N+1, sera soumise aux conditions d’annulation ci-dessus et engendrera une pénalité de 15 % du montant total TTC, payable sur l’année N, en tant que dédommagement.

6.3 : Modifications du fait du client

Evénement incluant du transport, de l’hébergement et/ou de la restauration : toute modification de date de voyage, parcours ou vol pour un ou plusieurs passagers entraine une nouvelle négociation. Néanmoins, il ne sera pas possible de modifier le nom d’un participant après l’émission des billets. La liste nominative devra nous être transmise au plus tard 32 jours avant le départ. Dans tous les cas, le nombre final de participants facturé ne pourra être inférieur à «90% du nombre précisé sur le contrat initial».

Si dans les 32 jours qui précèdent le début de l’événement le Client souhaite réduire le nombre de participants et/ou la durée ou modifier le voyage, l’Organisateur pourra lui facturer le prix de la prestation prévu initialement sur ledit contrat.

Si dans les 32 jours qui précèdent le début de l’événement le Client souhaite augmenter le nombre de participants, l’Organisateur fera son possible pour fournir les services nécessaires en fonction de ces  modifications et pourra augmenter ses coûts en conséquence. L’Organisateur ne sera pas tenu responsable s’il ne peut  fournir ces services supplémentaires.

6.4 : Modification du fait de l’organisateur

L’Organisateur s’efforcera de tout faire pour le bon déroulement de la manifestation /prestation du Client, sans toutefois qu’il puisse être tenu pour responsable des cas fortuits, des causes de force majeure ou du fait de tiers. Cependant,  même dans ces dernières hypothèses, l’Organisateur s’efforcera de rechercher des solutions propres à surmonter toute difficulté apparue. Si avant la date de début de l’évènement celui-ci est modifié sur un élément essentiel du contrat, le Client pourra dans un délai de 15 jours après en avoir été averti :

  • soit annuler le contrat (par courrier ou email uniquement), auquel cas il obtiendra le remboursement immédiat de toutes les sommes versées
  • soit accepter la modification qui lui est proposée. Dans ce cas, un devis modifié lui sera adressé par courrier électronique lui précisant les modifications, la diminution ou l’augmentation du prix.

Le Client ne pourra prétendre à aucune indemnité si la modification de l’évènement est imposée par un cas de force majeure ou des raisons liées à la sécurité des participants. De plus, l’Organisateur ne saurait être confondu avec  ses prestataires qui conservent à l’égard de tout client leurs propres conditions générales ainsi que les responsabilités propres à leur activité aux termes des statuts qui les régissent, de leur législation nationale ou  des conventions internationales instituant entre autres dispositions, une limitation de responsabilités. L’Organisateur ne pourra de ce fait être tenu responsable des défaillances de ses prestataires qui annuleraient ou modifieraient une prestation pour des raisons techniques.

Article 7 : Responsabilité du Client

Le Client devra indemniser l’Organisateur pour tout dommage ou perte, coûts et dépenses supportés par l’Organisateur ou un de ses prestataires causés par le Client, un de ses participants qui résulterait de l’organisation de l’événement. L’Organisateur décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations…) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels…) apportés par le Client ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons…).

Article 8 : Assurance

Dans le cadre de son activité, l’Organisateur souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont il serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause). Néanmoins, le Client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation,…) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.

Article 9 : Force Majeure

L’Organisateur ne sera pas tenu responsable en cas de non observation des présentes conditions générales dans la mesure ou le non-respect de ces conditions serait dû à une cause de force majeure, notamment mais sans limitation, un incendie, une tempête, une explosion, une inondation ou catastrophe naturelle, une pandémie, une décision gouvernementale, une pénurie de biens, une grève, l’interruption des transports, un accident ou incident routier, ferroviaire, aérien ou maritime, ou de mauvaises conditions atmosphériques en ce qui concerne les manifestations extérieures ainsi que les avaries, les défaillances ou les retards d’un ou plusieurs prestataires, le  blocage des télécommunications, le blocage d’Internet, etc.. Dans ces cas de figure, le Client reste redevable du règlement total de la prestation. Néanmoins, le Client est libre de souscrire avant l’événement  auprès de la compagnie d’assurance de son choix une assurance «Annulation d’opération» garantissant les pertes pécuniaires et/ou les frais supplémentaires restants à charge de l’assuré, par suite d’un des événements évoqués dans cet article.

Article 10 : Confidentialité

L’Organisateur s’engage à ne pas vendre, partager ni divulguer des données personnelles nominatives du Client à des tiers en dehors de son propre usage. Cependant, ces données peuvent être occasionnellement transmises à des tiers agissant pour le compte de l’Organisateur ou en relation avec son activité dans le cadre de l’utilisation pour laquelle elles avaient été recueillies à l’origine. Le Client dispose du droit d’accès et de mise à jour de ses données personnelles nominatives ainsi que du droit de demander leur suppression, conformément à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Le Client pourra exercer son droit d’accès ou de correction en contactant l’Organisateur par courrier à l’adresse :

Via Essorr 66 avenue Félix Faure 69580 SATHONAY CAMP  

Article 11 : Publicité et droit à l’image

A titre de références et d’actions publicitaires, l’Organisateur est autorisée à reproduire ou diffuser tout ou partie de  données de l’événement sur son site internet ou sur tout autre support de communication dont elle pourrait faire usage ; en particulier la dénomination sociale du Client ou le nom de la marque du Client, le logo du Client ou de la marque du Client, les reportages photographiques et vidéos, les témoignages écrits ou audio. Le Client déclare avoir recueilli les autorisations expresses des tiers figurant dans les données de l’événement, notamment celles des parents ou tuteurs pour les mineurs, et dégager ainsi l’Organisateur de tout recours de tiers à son encontre visant à interdire la publication de données de l’événement ou à demander des dommages et intérêts. Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le Client de photos, vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été confiée à l’Organisateur, le client s’engage à indiquer systématiquement la mention «Organisation : via Essorr».

Article 12 : Caractère personnel

Le présent contrat est personnel au Client et ne peut être cédé en aucun cas.

Article 13 : Droit applicable – Attribution de Juridiction

Le Client et l’Organisateur conviennent expressément que l’ensemble des dispositions prévues par les conditions générales seront exclusivement soumises au droit français applicable en la matière. En cas de litige concernant tant la validité, l’interprétation et l’exécution des présentes, il est convenu de donner attribution de juridiction exclusive au Tribunal de Commerce de Lyon.